■ چالش‌های تبدیل فرآیندهای سنتی به الکترونیکی بخش دانش و فناوری

نویسنده:علیرضا حاج محمدی،کارشناسی ارشد مهندسی عمران-مهندسی سنجش از دور و GIS،کارشناسی ارشد شهرسازی-برنامه ریزی شهری
Ahajmohammadi@Gmail.com

چکیده:
اگر سوابق به درستی مدیریت شود سازمانهای دولتی، سایر نهادها و شرکتها از رکوردهای الکترونیکی می توانند به عنوان منابع مهم و استراتژیک بهره برداری کنند.علاوه بر این، تقاضا برای تهیه پرونده های الکترونیک می تواند نقشی حیاتی در مدیرت و بهره برداری از فعالیتهای یک سازمان بازی کند. این تحقیق با یک رویکرد کیفی و از طریق بررسی های فراوان در اسناد و مدارک مربوطه و همچنین مذاکرات طولانی و عمیق منجر به ترسیم داده های مورد نیاز شده است. یک مطالعه موردی با استفاده از چارچوب فنی، اجتماعی و قیاسی برای ادامه فرآیند حقایق خاص که منجر به نتیجه گیری کلی می گردد مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته است. این تجزیه و تحلیل نشان داد که چندین مانع برای تبدیل فرآیندهای سنتی به الکترونیک و همچنین مدیریت داده های آن وجود دارد. در ادامه تحقیق مشخص شد همه این موانع در کل سوابق و همچنین در طبقه بندی بر اساس موضوع مشترک بودند. با توجه با اینکه تلاش و تمرکز بیشتر دولتها برای تبدیل شدن به دولت الکترونیک در بسیاری از کشورهای جهان رو به گسترش است، لذا بسیاری از دولتها در سراسر دنیا الکترونیکی شدن را ابزاری برای کاهش هزینه ها، بهبود خدمات،صرفه جویی در زمان، افزایش کارایی و اثر بخشی در بخش های عمومی بدنه دولت می دانند. هدف از ثبت الکترونیک تنها تبدیل اطلاعات سنتی به بیت و بایت و قابل دسترسی بودن از طریق وبگاههای شبکه اینترنتی یا شبکه های بخش دولتی نیست،لیکن غالباً روشهای دولت به منظور انجام و بهبود فرآیندها و یکپارچه سازی فعالیتهای دولت انجام می شود.دولت ها باید برنامه ای جامع جهت تبدیل فعالیتهای سنتی به الکترونیکی تدوین کنند. در ادامه به مهمترین چالشها جهت تبدیل فرآیندهای سنتی به الکترونیکی خواهیم پرداخت.

واژگان کلیدی:
ثبت الکترونیک، مدیریت الکترونیکی، موانع ثبت الکترونیک، چالش‌ها

۱-مقدمه:
مدیریت الکترونیکی مدارک مسئله مهمی پیش روی شرکتها و سازمانهای دولتی است.پرونده های الکترونیکی می تواند نقشی اساسی در مدیریت و عملکرد فعالیتهای یک سازمان داشته باشد.به طور کلی اگر سوابق تجزیه و تحلیل شوند و نتایج آن برای تصمیم گیریی و در نهایت تصمیم سازی آینده بهتر بهره برداری شود مدیریت پرونده های الکترونیکی می تواند یک منبع استراتژیک برای سازمانها قلمداد گردد.فرآیندهای مدیریت سوابق سنتی با سوابق کاغذی و قفسه های بایگانی از زمان ورود به عصر اطلاعات دچار تحولات شگرفی شده اند. ورود فن آوری اطلاعات پیشرفته در بسیاری از حوزه ها بخصوص در مورد تبدیل فرآیندهای سنتی به الکتریکی اجازه ایجاد اطلاعات در اشکال زیاد را به ما می دهد.
۲- روش تحقیق:
برای پاسخ به چالشهای تبدیل فرآیندهای سنتی به الکترونیکی و همچنین مدیریت و حفظ سوابق الکترونیکی به صورت تصادفی تعدادی پرونده از یکی از واحدهای ثبتی انتخاب و برای حفظ سوابق از این پرونده ها جهت تبدیل فرآیند ها(سنتی به الکترونیکی) بهره گرفته شد. روش این پژوهش به صورت کتابخانه ای بوده و از چندین مقاله و کتب معتبر در این خصوص بهره گرفته شده است.
۳- چارچوب تحقیق:
تمرکز این پژوهش برای شناسایی و توصیف چالشهای تبدیل فرآیندهای سنتی به الکترونیکی است. بر اساس تحقیقات انجام شده در خصوص این فرآیند و با استفاده از یک چارچوب اجتماعی و فنی به بررسی فعالیت های مدیریت ثبت الکترونیکی پرداخته خواهد شد.این چارچوب شامل دو جزء مفید بویژه برای این تحقیق است.۱- توانمند سازها(نفوذ عوامل فنی و اجتماعی) ۲- فرآیند.بر اساس تعاریف قانونی اسناد رسمی حاوی اطلاعاتی در مورد واقعه های گذشته هستند، حال به دنبال این هستیم که بتوان تمامی مراحل سنتی در خصوص انجام این وقایع را به فرایندهای الکترونیکی تبدیل کرد و به دنبال شناسایی موانع آن خواهیم بود که در ادامه مقاله به برخی از این چالشها آشنا خواهیم شد.
۴- اهداف تحقیق:
هدف از این پژوهش شناسایی و توصیف موانعی است که دست و پاگیر و یا به دنبال مدیریت پرونده های الکترونیک در یک موضوع خاص هستند.بسیاری از مسائل ما را به استفاده از فن آوری نوآورانه جهت مدیرت و بهبود فرآیند ها از سنتی به مدرن تشویق می کنند، غالب اوقات استفاده از نتایج ِ فن آوری در ایجاد اطلاعات مخصوصا زمانی که اطلاعات متناسب با یک موضوع خاص تعریف شود موثرتر و کاراتر خواهد بود.ما معمولاً رایانه و سایر دستگاههای الکترونیکی را به طور مستقل استفاده می کنیم، با این حال سیستمهای اطلاعات خودکار گسترده ای که برای کمک به مدیریت الکترونیکی ثبت مفید باشد وجود ندارد. در برابر چالشهای مدیریت الکترونیکی اسناد همزمان با گسترش و توسعه تکنولوژی و ثبت الکترونیکی یکپارچه چالشهایی وجود دارند .
این تحقیق و بررسی در خصوص موضوعی است که تا کنون به صورت موشکافانه بررسی نشده است. لذا نگارنده مقاله سعی بر این دارد که با بررسی نمونه های موردی و با انتشار نتایج حاصله به نتایجی که در خصوص چالش های اصلی که پیش روی تبدیل فرآیندهای سنتی به الکترونیکی قرار دارد را واکاوی کرده تا شاید با مشخص شدن این موانع و چالشها تبدیل این فرآیند ها سرعت بیشتری انجام گرفته و بتواند در تصمیم سازی های آینده قضایی موثرتر باشد.
۵-تعریف مدیریت سنتی مدارک:
به طور کلی می توان مدیریت سنتی مدارک را اینگونه بیان نمود:برنامه ریزی،کنترل،هدایت،سازماندهی،آموزش،ترویج و دیگر فعالیتهای درگیر با ایجاد پرونده،تعمیر، نگهداری و استفاده جهت دستیابی کافی به اسناد و مدارک مختلف(بعنوان مثال:برگه خلاصه معاملات انجام شده اشخاص با اشخاص و یا دولت با اشخاص وهمچنین اسناد ذمه،رهن ،شکواییه،رای نهایی دادگاه،رای تجدید نظر و ...) نمونه هایی از اسنادی هستند که ممکن است در بایگانی سنتی وجود داشته باشند .
مدیریت پرونده پس از چرخه ایجاد شده در فرآیند اداری از طریق حفظ و درصورت لزوم تعمیر پرونده و همچنین استفاده مجدد از آن در زمان مناسب را می توان مدیریت پرونده به صورت سنتی نامید.

تصویر۱:نحوه مدیریت و نگهداری اسناد به صورت سنتی


تصویر۲:نمونه قفسه ها (کابینت هایی) دارای قفل که مدیریت اسناد به صورت سنتی در آن انجام می شود..
۶-تعریف مدیرت الکترونیکی مدارک:
از آنجا که دنیای الکترونیک یا مجازی دارای ویژگیهای متفاوت تری نسبت به دنیای فیزیکی است لذا مدیریت داده های الکترونیکی مشکل تر است.تقریبا تمام اطلاعات ایجاد شده از پردازش کلمات در اسناد گرفته تا ایجاد صفحات گسترده و همچنین ارائه تصاویر به صورت خودکار، یک نامه الکترونیکی، ایجاد پیام گفتگو از طریق نرم افزارهای مربوطه،ضبط الکترونیکی صوت،یک عکس الکترونیکی و ... به عنوان یک مدرک الکترونیکی محصوب می شود.
۷- انتقال سوابق سنتی به الکترونیکی:
مدیریت ثبت داده ها یک موضوع جدید نیست.فرآیند برنامه نویسی و کد گذاری، بایگانی، انتقال و یا از بین بردن سوابق کاغذی به زمان زیادی نیاز دارد.اما پس از ورود عصر اطلاعات دورنمای نگهداری سوابق برای همیشه تغییر کرد. با هر نوآوری و ابداع جدید تعداد راهها برای ایجاد داده و اطلاعات افزایش پیدا می کند،در نتیجه با تکامل تکنولوژی اشیاء الکترونیکی جدید بوجود می آیند که هرگز قبل از آن به این شکل استفاده نشده اند، لذا داده ها و اطلاعات جدیدی را ایجاد می کنند. با این حال بین مدیریت ثبت و ضبط سنتی مدارک مبتنی بر کاغذ و ثبت الکترونیکی تفاوت وجود دارد. در اینجا جای یک بحث است که نمونه سنتی مبتنی بر کاغذ جهت مدیریت ثبت به خوبی برای محیط الکترونیکی تفسیر نشده است. تفاوت ناشی از پیشرفت های فن آوری که برای جذب بیشتر و گاهی اوقات موثر تر بودن کارها است این اجازه را به کاربر می دهد تا با اقدامات موثر تر در این راه گام بردارد. هر چند به خودی خود این پیشرفتها باعث ایجاد چالشهای جدید در بحث تبدیل فرآیندهای سنتی به الکترونیکی می شود. تعاریف مدیریت ثبت الکترونیکی درک و پذیرفته شده است.اسناد و مدارک حقوقی مربوطه همچنین چالشهای شناخته شده در این زمینه باعث تسهیل شناخت موانع بالقوه در زمینه تبدیل این فرآیندها خواهد شد.
۸- سیاستها و روشها:
مدیرت سوابق اطلاعات در سازمانهای دولتی باید توسعه یابد و این امر باید بیشتر مورد توجه مسئولین باشد. پیاده سازی و تهیه مجموعه ای مدون از سیاست ها و روشها در این خصوص لازم و ضروری به نظر می رسد.این امر بویژه در محیط فعلی که در آن پرسنل سازمان در مدیریت ثبت رکوردهای مبتنی بر کاغذ اهتمام دارند ولی در گسترش سوابق به صورت الکترونیکی کمرنگتر است باید بیشتر مورد توجه قرار گیرد.
کیفیت سیاستها و روشها باید شامل موارد زیر باشد:
- برنامه نگهداری سوابق باید طراحی گردد تا دسترسی به سوابق سریعتر،راحتتر و قابل وصول تر باشد.
- چارت سازمانی نیز مورد توجه باشد.
- نمودار فرآیند فعالیتهای مربوط به سازمان تهیه گردد.
- روشهای طبقه بندی اطلاعات نیز باید مد نظر باشد.
- روشهای ذخیره سازی سوابق عنوان گردد.
- روشهای پشتیبان گیری از سوابق به کارکنان آموزش داده شود و اطلاعات پشتیبان گیری شده در جای امن ذخیره گردد.
- پیشگیری از فاجعه برای جلوگیری از دست دادن اطلاعات مهم و آموزش روشهای بهبود اطلاعات به کارکنان مربوطه
- سیاستها و روشها نباید ایستا باشند و باید به تمام پرسنل آموزش داده شوند.علاوه بر این، سیاستها و روشها در یک بررسی بر اساس روال عادی و به صورت سالانه باید کنترل شوند.



۹-چالش های شناخته شده در تبدیل فرآیندهای سنتی به الکترونیکی:
هر چند چشم انداز حقوقی برای رسیدگی به گسترش ارتباطات الکترونیکی جدید رسانه ها طولانی است، لذا به طور کلی مدیریت مدارک به عنوان جزئی جدایی ناپذیر از آن محسوب شده است. برنامه ریزی به همراه طراحی سیستم با نگاه به گذشته می تواند چالش های فراروی تبدیل فرایندها(سنتی به الکترونیکی) را بهبود بخشد(پترسون،۲۰۰۲). در دهه های گذشته تکنولوژی پیشرفته با تنزل ارزش ثابت در زمینه مدیریت مدارک روبرو بوده است و این موضوع مشخص می شود که دورنمای مدیریت الکترونیکی مدارک چالش های فنی و اجتماعی فراوانی خواهد داشت.بررسی چند مقاله در این زمینه نمونه هایی از چالش های پیش روی این موضوع را نیز که برای نگارنده مقاله مشخص نمود که موارد مهم آن به شرح ذیل بیان می گردند.
۱-نارسایی به دلیل رشد بی رویه،حضور فراگیر و حجم پرونده های الکترونیکی و فن آوری
۲-کمبود آموزش و ابزارهای مورد نیاز به دلیل کمبود حمایت از مدیران جهت آموزشهای تخصصی به کارکنان زیر مجموعه
۳- مدیریت نامه های الکترونیکی بعنوان سوابق
۴- ارتباط کم اثر بین بخش فن آوری اطلاعات و کاربران
۵- پیچیدگی فرآیند تولید و تبدیل فرآیندهای سنتی به الکترونیکی
۶-در حال حاضر مدیریت ثبت الکترونیکی در فرآیند تبدیل نسبت به دیگر سیستمهای فن آوری اطلاعات جزئی جدایی ناپذیر از برنامه ریزی، طراحی و معماری رایانه است.
۷-وابستگی شدید به سخت افزار و نرم افزار
۱۰- حفظ صحت و قابل اعتماد بودن پرونده الکترونیکی:
حفاظت از اسناد ثبت شده از تغییر و دگرگونی به وسیله کابینتهای دارای قفل امکان پذیر شده است، استفاده از سوابق و انتقال سوابق بازداشتی از بازداشت سازندگان اسناد مذکور در یک سازمان مستقل یا فردی که ماموریت حفاظت از این اسناد را از تغییر و دگرگونی برعهده دارد است. این حفاظت ها شامل: محیط مناسب ذخیره سازی،مراقبت، رسیدگی و همچنین کنترل دسترسی به سوابق است.
با این حال، پرونده های الکترونیکی نیز به منظور حفاظت آنها از برخی تغییرات و دگرگونی ها نیاز به مراقبت و رسیدگی دارد، از سوی دیگر، آماده کردن این محافظتها در محیط تولید یا بهره برداری که در آنجا پرونده های زیادی وجود دارد مشکل است.
حرفه ای های فن آوری اطلاعات مدعی هستند که استفاده از فن آوری احراز هویت، حفاظت و اصالت اسناد را تضمین خواهد کرد.فن آوری احراز هویت به منظور بررسی هویت کاربران یا (متعاملین) استفاده می شود(مطمئن شدن از این موضوع که کاربران یا (متعاملین) همانی هستند که ادعا دارند).در حال حاضر استفاده از اینترنت و افزایش روز افزون دفاتری که از خدمات برخط آن(اینترنت) استفاده می کنند این موضوع را به یک سند قابل اعتماد تبدیل کرده است. بسیاری از روشها به صورت بر خط انجام نمی شوند.نمونه ای از روشهای احراز هویت برخط را می توان به شماره کد ملی اشخاص اشاره کرد.که با ورود شماره مذکور به سامانه تمام اطلاعاتی هویتی شخص مورد نظر فراخوانی می شود.
تا زمانی که پرونده های الکترونیکی در حفاظت ایجاد کننده پرونده و یا دریافت کننده خدمات مربوط به آن(کاربر) قرار دارد دادگاهها متوجه این موضوع خواهند بود که این اسناد دچار تغییر و یا دگرگونی خواهند بود.انتقال پرونده از حضانت ایجاد کننده آن و در اختیار قرار دادن آن به بخش ثالث مورد اعتماد اولین گام جهت جلوگیری از تغییر و دگرگونی اسناد الکترونیکی است.برخلاف پرونده های کاغذی سوابق الکترونیکی نسبت به تغییر و دگرگونی بسیار حساس هستند،بنابراین برای حفاظت از سوابق، حفظ یک محیط ذخیره سازی پایدار بسیار ضروری به نظر می رسد.در این خصوص به واسطهای ذخیره سازی فیزیکی می توان به (سی دی،نوارهای مغناطیسی،دیسک نوری،بلوری و... می توان اشاره کرد ).
۱۱- رشد اطلاعات در اثر تبدیل فرآیندهای سنتی به الکترونیکی و چالش تکثیر و گسترش آن:
ما در جهان امروز در حال تجربه انفجار اطلاعات هستیم.رایانه های شخصی، سیستم نامه های الکترونیکی، پیام های فوری، شبکه جهانی(WWW) و دوربین های دیجیتال، همه و همه به این انفجار(اطلاعات) اطلاعات کمک می کنند.
رشد فوق العاده فن آوری با ابزارهای پیچیده تری در دست کارکنان ادارات و سازمانها قرار دارد.بسیاری از اطلاعات الکترونیکی توسط سازمانهای دولتی ایجاد می شوند مانند: تقسیمات سیاسی، قراردادهای ایجاد شده در رایانه ها و در محیط های شبکه کامپیوتری از جمله اسناد الکترونیکی بی شماری هستند که می توان به آنها اشاره کرد. به طور کلی اصل صحت و اطمینان بر اسناد به دلیل حاکمیت دولت بر این اسناد استوار است.
۱۲- الحاق پرونده ها به مسئولیتهای حقوقی:
یکی از مهمترین موارد ذکر شده و یا شاید بارزترین موارد می توان به چالش حجم تبدیل فرآیندها اشاره کرد، که به عنوان یکی از اقلامی است که مدیریت سوابق و رشد نمایی سیستم های فن آوری اطلاعات در آن مشهود است که در نهایت منجر به تولید پرونده های الکترونیک می گردد.
افزایش ظرفیت ذخیره سازی برای چالشِ حجم توسط بسیاری از سازمانها استفاده شده است و در نتیجه تعداد مطلق پرونده های الکترونیک تولید شده با فن آوری های پیشرفته رو به افزایش است. با محاسبه طبیعی توزیع های انجام شده مشخص می گردد که سوابق الکترونیکی پراکنده تر و متعدد تر از همیشه هستند.بحث بعدی را میتوان در بخش هزینه های ذخیره سازی الکترونیکی گسترش داد، این نوع ذخیره سازی باعث کاهش محاسبات روزانه و در دسترس بودن مازاد بر فضای ذخیره سازی دانست که گرایش به حفظ همه داده ها دارد.این امر منجر به غیر متمرکز شدن محیطی که در آن مسئولیت مدیریت سوابق با کاربر نهایی و روی میز کار(دسکتاپ) وی است می گردد.هنگامی که کاربر نهایی هیچ دانشی از آن ندارد و یا نگرانی کمی برای شناسایی و انتقال به موقع سوابق دارد این وضعیت مشکلاتی که باعث ایجاد، شناسایی، مدیریت و حفظ سوابق می گردد را مشخص می کند(اسفر،۲۰۰۱ ). یکی دیگر از چالش های غالب که در مسیر تحقیق شناسایی شد کمبود آموزش، ابزار و حمایت کم مدیران ارشد را می توان عنوان نمود.یکی دیگر از موانع موجود در مطالعات اخیر اطلاعات موثر و ارزشمند دولتی است که نمی توانند در واحد های کسب و کار به عنوان یک ابزار ارزشمند استفاده شود.یکی از نتایج خاص در این تحقیق نشان می دهد که پرونده های الکترونیکی(اکثر تمام سوابق به تاریخ روز تحقیق ایجاد شده اند) بیش از ۵۰% از پرونده های بررسی شده تحت پوشش برنامه های مدیریت سوابق ، سیاستها و روشها و همچنین برنامه های بایگانی قرار دارند. یکی دیگر از چالشهای فنی توجه مستمر به نامه های الکترونیکی است. اغلب در ذهن مدیر فن آوری اطلاعات مدیریت نامه های الکترونیکی به عنوان سوابق پرونده های الکترونیکی محسوب می شود مخصوصاً زمانی که به فکر مدیریت الکترونیکی سوابق هستیم.



۱۳- وابستگی به سخت افزار و نرم افزار:
پرونده های الکترونیکی با واژه پردازها، نامه های الکترونیکی و سایر نرم افزراهای وابسطه و بوسیله رایانه ایجاد می شوند.در حال حاضر و با افزایش روزافزون مدارک الکترونیکی چندین سخت افزار و نرم افزار با کاربرانی ماهر در این زمینه باید صحت مدارک را تایید کنند. بر اساس مطالعات انجام شده در این زمینه نشان می دهد که بدون وجود سخت افزار و نرم افزار پیشرفته و همچنین بدون کاربران ماهر روند پیشرفت تبدیل فرایندهای سنتی به الکترونیک نمی تواند آینده خوبی داشته باشد.
۱۱-نتیجه گیری:
این پژوهش چالشهای فراروی تبدیل فرآیندهای سنتی به الکترونیکی و در نهایت مزایا،معیاب و پیاده سازی سیستم الکترونیکی را مورد بررسی و مداقه قرار داد.این مسئله روشن است که دولت الکترونیک در چند مرحله می تواند فرایندهای سنتی را به الکترونیکی بدل کرده و آنرا توسعه دهد تا از مزایای آن همه بخشهای شهری و در نهایت شهروندان بهره مند گردند. باید اذعان کردد که اجرای طرح دولت جهت تبدیل فرایندها کار آسانی نیست و چالش ها و موانع زیادی گریبانگیر این مسئله است.بنابراین برای سازمانهای دولتی ضروری است که برنامه تهیه و مدیریت پرونده هایی که در سیاست ها و متاثر از روشهای متفکرانه و اطلاعات سازمانی است اهتمام ویژه ای داشته باشند تا بتوان این انتقال فرآیند را به صورت سازماندهی تر مدیرت و اجرا کرد. در مرحله تبدیل فرآیندهای سنتی به الکترونیک باید اهتمام ویژه ای به اطلاعات طبقه بندی شده داشته و حفظ سوابق این اطلاعات از اصول اولیه و ضروری تبدیل فرآیندها محسوب می گردد.در نهایت طراحی، پیاده سازی و همچنین مدیریت سیستم اطلاعات مربوط به هر سازمانی باید لایه های محافظتی و امنیتی را رعایت نموده تا از سرقت اطلاعات احتمالی در این مسیر مصون باشد.




۱۲-ارجاعات:
۱- World Bank ,Issue Note: E-Government and the World Bank. November ۵, ۲۰۰۱.
۲- Deloitte Research. At the Dawn of E-government, the Citizen as Customer. ۲۰۰۰ Available at
http://www.egov.vic.gov.au/pdfs/e-government.pdf. Access on ۱۹ April ۲۰۱۰.
۳- United Nations, UN Global E-government Readiness Report, Toward Access for Opportunity. New York, ۲۰۰۴.
۴- S. Cohen, and W. William, The Future of Egovernment: A Projection of Potential Trends and Issues. Columbia University, ۲۰۰۲.
۵- NOIE, E-government Benefits Study, Commonwealth of Australia, Canberra, ۲۰۰۳.
۶- OECD, OECD E-Government Flagship Report “The E-Government Imperative,” Public Management Committee, Paris: OECD, ۲۰۰۳
۷- W. Seifert and G. Bonham, The Transformative Potential of E-Government in Transitional Democracies. Public Management. Electronic
۸-Williams, R. F. (۲۰۰۴a). Electronic records management survey: a call to action.
Chicago, IL: Cohasset Associates, Inc.
۹- Williams, R. F. (۲۰۰۴b). Holes in Records Management Programs. AIIM E - Doc
Magazine, ۱۸(۲), ۸.